Effektivisering og avbyråkratisering ved hjelp av LEAN

Av Eva Beate Strømsted

ERFARING: Tina Lewis, avdelingssjef for forskning og innovasjon ved Københavns Universitet, sier at de ville danne en kultur av suksess. – Det er viktig å samarbeide, sier hun. FOTO: Eva Beate Strømsted

Avdelingssjef ved Københavns Universitet forteller om resultatene ingen forventet. 

I 2011 implementerte det medisinske fakultetet ved Københavns Universitet LEAN i sin forskningsadministrasjon. Fra å ha en rekke organisatoriske problemer ved institusjonen, opplevde de å oppnå en rekke forbedringer i løpet av seks år.

– Men det er ingen «quick fix». Det tar tid og fokus å endre en organisasjon og innføre en kultur for kontinuerlig forbedring, effektivitet og service, sier Tina Lewis, avdelingssjef for forskning og innovasjon ved det medisinske fakultet ved Københavns Universitet. 

LITE HELHETLIG MÅL 

Avdelingen for forskning og innovasjon ved fakultet for helse- og medisinske fag ved Københavns Universitet er i dag delt inn i tre administrative områder: forskerkarriere, saksbehandling og tildeling av doktorgrader. Til sammen er det 32 ansatte på kontoret, som er en del av universitetets store administrasjon på 350 ansatte.

– For seks år siden hadde avdelingen mottatt mange klager fra doktorgradsstudenter, fakultetets medlemmer, sakkyndige og søkere. Klagene handlet om administrasjonens dårlige håndtering, forlenget ledetid, utidig skriftlig og muntlig kommunikasjon. I tillegg var det mange misforståelser, sykefraværet var stort og arbeidsmiljøet var lite inspirerende, sier Lewis. 

Eva Beate Strømsted

OVERFYLT: Over 300 personer hørte på Tina Lewis fortelle om sin erfaring med LEAN. FOTO: Eva Beate Strømsted

De hadde heller ingen oversikt over alle tilfeller, arbeidsmengde, forventede leverings- eller saksbehandlingstider. Hver medarbeider jobbet med sine egne saker og brukte sine egne metoder.

– Ledelsen var for dårlig til å fordele arbeidsoppgavene likt mellom de ansatte. Noen kolleger ble belastet med for mye arbeid og andre med for lite. Produktiviteten var lav, fraværet høyt og ingen følte at jobben var godt nok utført. 

For å forbedre kvaliteten, samtidig som de ønsket å produsere mer for lavere kostnader, tok de i bruk LEAN. 


Mer om LEAN

LEAN er en arbeidsmetodikk med fokus på:

  • kontinuerlig forbedring som gir økt læring for organisasjonen og gode arbeidsprosesser gjennom involvering av medarbeiderne.


VERKTØYENE SOM ENDRET DET HELE 

Gjennom en rekke verktøy klarte Københavns Universitet å forbedre sine organisatoriske prosesser, ifølge avdelingssjefen.

– Først og fremst måtte vi få en oversikt over porteføljen innen forskningsadministrasjonen, arbeidsbelastning, årlige aktiviteter og så videre. Vi reviderte systematisk relevante regler og forskrifter. Avdelingen ble også mer basert på samarbeid, poengterer hun.

For å lykkes måtte de ansatte få opplæring i LEAN-teknikker. I tillegg var det nødvendig å forbedre ferdigheter og kvalifikasjoner innen dataprogrammet Excel, engelsk og skriveferdigheter.

– Jeg tok på meg ansvaret for de tjenestene som kontoret tilbød, og dermed ble klagene og problemene rettet mot meg og ikke mot mine kollegaer. 

– Så hva slags resultater oppnådde dere gjennom dette? 

– Vi fikk fornøyde dekaner, avdelingsledere, hovedfagsstudenter, lærere, sakkyndige og søkere. Vi fikk også fornøyde ansatte og mindre sykefravær. Avdelingen er preget av godt humør og alle hjelper hverandre.

Tina Lewis sier at universitetet har fått en svært profesjonell driftsadministrasjon, høy produktivitet, kort responstid og en oversiktlig portefølje og arbeidsfordeling.

– Vi har også fått et helhetlig tilbud av administrative tjenester, bedre planlegging av langsiktige prosjekter, større kapasitet til å håndtere vanskelige saker og opprettholde saksmengden, samt inngående kunnskap om regler og forskrifter, avslutter hun.

Eva Beate Strømsted

ENGASJERT: Thon Hotel Arena er overfylt av engasjerte deltakere. FOTO: Eva Beate Strømsted

– GJØR DET TIL DITT EGET

FOTO: Eva Beate Strømsted

FOKUS: – Vi har spesielt fokus på forbedringer og kvalitet, sier Ørjan Hauge. FOTO: Eva Beate Strømsted

– Vi har drevet med dette selv og jeg kjenner meg igjen i det meste som har kommet frem i innlegget, spesielt det som dreier seg om folk og at du må ha lederne med. Du må også ta til deg LEAN og gjøre det til ditt eget. 

Det sier Ørjan Hauge, assisterende fakultetsdirektør på medisinsk-odontologisk fakultet ved Universitet i Bergen. Han er en av deltakerne under årets konferanse.

Avdelingen implementerte arbeidsmetodikken i 2011 fordi de så at administrasjonen var for dårlig på kvalitet og prosesser. 

– Istedenfor å bruke begrepet «LEAN» har vi laget vårt eget brand. Vi kaller arbeidsmetodikken for «FLYT», som står for fornuft, løsninger, ytelse og trivsel, sier Hauge og legger til LEAN var for fremmedgjørende.

– Så når vi selv var med på å definere begrepet, så ga det mening for oss, forteller han og sier at avdelingen vil fortsette å bruke metodikken i tiden fremover.